GEFMA-Richtlinien im Facility Management: Häufige Fragen und klare Antworten

Willkommen im nächsten Kapitel unserer beliebten Reihe „Dinge, die im Bauwesen hervorragend klingen, bis sie auf die operative Realität treffen“.

Als Berater, der seit Jahren versucht, die Welten von Architekten, Bauingenieuren, IT-Architekten und kalkulationsgetriebenen Facility Managern zu versöhnen, kann ich Ihnen versichern: Die HOAI (Honorarordnung für Architekten- und Ingenieurleistungen) und ein CAFM-System sind in einer klassischen Hassliebe miteinander verbunden.

Für den Planer ist die HOAI die Rechtsgrundlage seiner Honorarabrechnung. Für den Facility Manager ist sie – wenn sie im CAFM vernünftig abgebildet wird – die einzige Chance, ein Bauprojekt so zu steuern, dass es bei der Schlüsselübergabe in Leistungsphase 8/9 nicht als unstrukturierter Datenschrottberg auf seinem Tisch landet.

Hier ist der ungeschminkte, praxiserprobte Leitfaden, wie Sie die HOAI-Leistungsphasen 1 bis 9 im CAFM verankern, ohne in Bürokratie zu versinken.

1. HOAI in CAFM verankern: Das Datenmodell ist kein PDF-Ablageort

Der größte Fehler, den Unternehmen begehen: Sie behandeln HOAI-Phasen im CAFM wie Ordnerstrukturen auf einem Netzlaufwerk, in die PDFs hineingekippt werden.

Das bringt Ihnen bezüglich Transparenz genau gar nichts. Eine HOAI-Phase ist im CAFM ein objektbezogenes Status- und Prozessattribut. Das bedeutet: Jedes Bauteil, jeder Raum, jede Kostenposition und jedes Dokument trägt die DNA der jeweiligen HOAI-Phase in sich.

+--------------------------------------------------------------------------+  |                        CAFM CORE DATENMODELL                             |  +--------------------------------------------------------------------------+  |  [ Raum-ID / Asset-ID ]                                                  |  |     ├── HOAI-Status: Phase 3 (Entwurfsplanung)                             |  |     ├── Cost-Attribute: DIN 276 (Soll vs. Ist)                            |  |     ├── BIM-Link: IFC-Guid (LOD 300)                                     |  |     └── Audit-Trail: Freigabe-ID / Timestamp / User-Role                |  +--------------------------------------------------------------------------+  

Die vier Säulen der Modellierung

• Objektbezogene HOAI-Eigenschaften: Räume und TGA-Assets erhalten Phase-Attribute (z. B. LPH_Status = 3_Entwurf).

• Standardisierte Workflows: Kein Phasenübergang (Gate Check) ohne digitale Freigabe und unveränderbaren Audit-Trail.

• Kostenkontrolle nach DIN 276: Verknüpfung der HOAI-Phasen mit den Kostenberechnungen, um Budgetabweichungen (Kostenschätzung LPH 2 vs. Kostenberechnung LPH 3 vs. Kostenanschlag LPH 6) in Echtzeit auf Dashboards zu sehen.

• BIM/IFC-Versionierung: Das IFC-Modell wird pro HOAI-Phase eingefroren (Baseline) und mit einer Freigabe-ID versehen.

Der harte Trade-off: Zu viele Datenfelder pro Phase lähmen das Projekt-Team. Eine zu flache Struktur führt dazu, dass Sie spätere Nachträge nicht mehr nachvollziehen können. Die Regel lautet: So viel Granularität wie nötig, um die Kosten nach DIN 276 und die Betreiberverantwortung abzusichern – aber kein Attribut mehr.

2. LPH 1 (Grundlagenermittlung): Das Fundament vor dem ersten Spatenstich

Wer in Phase 1 schudert, zahlt in Phase 8 das Zehnfache. In der Grundlagenermittlung wird im CAFM das digitale Raum- und Funktionsbuch angelegt.

• Raumprogramm & Soll-Kriterien: Festlegung von Raumarten, Flächenansätzen, Ziel-Temperaturen und Beleuchtungsstärken.

• Kostenrahmen: Verankerung des Budgets im CAFM als erste Benchmark.

• Governance & Data Dictionary: Festlegung der Namenskonventionen (Taxonomie). Wenn der Architekt den Raum “Büro 01” nennt, das TGA-Tool “R_101” und das CAFM “FL_EG_001”, ist das Chaos ab Phase 2 programmiert.

Praxis-Tipp: Verlangen Sie vom Planungsteam bereits in LPH 1 die Einhaltung eines plattform-agnostischen Data Dictionarys. Wenn die Datenstruktur hier nicht steht, korrigieren Sie diese in LPH 5 nur noch unter Schmerzen und mit hohen Beraterkosten.

3. LPH 2 & 3 (Vor- & Entwurfsplanung): BIM meets CAFM (LOD vs. LOG)

In der Vor- und Entwurfsplanung läuft der Datenaustausch zwischen BIM-Autorenwerkzeugen (Revit, ArchiCAD) und dem CAFM auf Hochtouren. Hier droht die sogenannte Detail-Falle.

[ CAD / BIM-Autorenwerkzeug ]  ---( IFC / AIA )--->  [ CAFM Engine ]       (Erzeugt LOD 300)                                  (Filtert auf Betreiber-LOD)       - Geometrie & Visuals                              - Technische Attribute       - Bewehrungsstähle (müll!)                         - Wartungsintervalle & TGA  

Der Begriff der Stunde: LOD (Level of Development)

Ein Architekt benötigt in LPH 3 eine detaillierte Geometrie (LOD 300). Das CAFM braucht in dieser Phase vor allem LOG (Level of Geometry) für Flächenberechnungen und LOI (Level of Information) für erste TGA-Kosten.

• Prüfen Sie das Modul: Verknüpfen Sie das IFC-Modell (idealerweise IFC 4) direkt mit den CAFM-Stammdaten.

• Freeze-Points setzen: Jedes Mal, wenn die Entwurfsplanung abgeschlossen ist (LPH 3), wird der Stand im CAFM als Version festgeschrieben. Budgetabweichungen zur LPH 2 müssen sofort als Change-Event auditiert werden.

Wichtiger Hinweis: BIM ist kein Garant für Kosteneinsparung in der Planung. BIM sorgt für Datenqualität und Transparenz. Wer glaubt, BIM einzuführen spare ab Tag 1 Geld, leidet an Realitätsverlust.

4. LPH 4 & 5 (Genehmigungs- & Ausführungsplanung): Compliance und Versionierung

In den Leistungsphasen 4 und 5 geht es nicht mehr primär um Flächen, sondern um Prüfpflichten, Brandschutz, Genehmigungen und Ausführungsdetails.

Das muss im CAFM rechtssicher abgelegt werden

1. Genehmigungsdokumente: Baugenehmigungen, Brandschutzkonzepte, Entwässerungsgesuche.

2. Revisionssichere Audit-Trails: Wer hat wann welchen Ausführungsplan freigegeben?

3. Freigabe-Workflows: Automatische Benachrichtigungen an den künftigen Betreiber (FM-Gewerke), um die “Betriebs-Tauglichkeit” der Ausführungsplanung zu prüfen (FM-gerechte Planung).

Beispiel: Wenn der Planer in LPH 5 eine Brandschutzklappe an einer Stelle einplant, an der der Facility Manager später für die Wartung ein 8 Meter hohes Gerüst aufbauen müsste, muss das CAFM diesen Mangel über einen FM-Design-Review-Workflow auffangen, bevor gebohrt wird.

5. LPH 6 & 7 (Vergabe): Beschaffungsdaten und Vergabeeinheiten

In Phase 6 und 7 wird aus der Planung Markt-Realität. Beschaffungsdaten werden zu zentralen Objekten im CAFM.

[ GAEB-Ausschreibung ] ---> [ Angebotseingang (LPH 7) ] ---> [ CAFM / ERP Sync ]                                                                     |                                                           (Vertrags-Asset angelegt)  

Die Kern-Integration: Synchronisieren Sie die Vergabe-Daten im CAFM mit Ihrem ERP-System (z. B. SAP S/4HANA). Wenn der Zuschlag erteilt wird, müssen die Auftragsdaten im CAFM automatisch den Bauteilen und Gewerken zugeordnet werden.

6. LPH 8 & 9 (Objektüberwachung & Betreuung): Die Geburtsstunde des Betreibers

Hier schlägt die Stunde der Wahrheit für das CAFM. Die Phase 8 (Bauüberwachung) geht nahtlos in die Phase 9 (Objektbetreuung und Dokumentation) über. Was jetzt nicht im CAFM strukturiert vorliegt, verschwindet für immer in Ordnerstapeln.

+--------------------------------------------------------------------------+  |                  ÜBERGABE-WORKFLOW (LPH 8 --> LPH 9)                     |  +--------------------------------------------------------------------------+  |  1. Mängelerfassung (Mobil per CAFM App vor Ort)                         |  |  2. O&M-Handbücher & Garantien an Assets hängen                           |  |  3. Automatische Generierung von Wartungsplänen (Anlagenstart)           |  |  4. Aktivierung der Gewährleistungsverfolgung (Fristen-Alarm)             |  +--------------------------------------------------------------------------+  

Die vier Kernaufgaben für die CAFM-Übernahme

1. Digitale Mängelerfassung: Beseitigung von Baumängeln per App direkt am BIM-Objekt oder Raum festmachen.

2. Dokumenten-Verknüpfung: O&M-Handbücher (Bedienungs- und Wartungsanleitungen), Konformitätserklärungen und Prüfbescheinigungen gehören direkt an das jeweilige TGA-Asset im CAFM gehängt.

3. Automatisierte Wartungsplanerstellung: Aus den Herstellervorgaben und DIN 31051 / VDMA 24186 generiert das CAFM am Tag der Abnahme automatisch die künftigen Wartungsaufträge.

4. Gewährleistungsmanagement (LPH 9): Die Verjährungsfristen für Mängelansprüche (i. d. R. 4–5 Jahre) werden systemseitig überwacht. Das CAFM erinnert 6 Monate vor Ablauf der Frist an die Begehung.

7. C-Level Fazit & Implementierungs-Checkliste

Die Verankerung der HOAI im CAFM ist kein IT-Spielzeug, sondern das Werkzeug zur Haftungs- und Baukostenminimierung.

Ihre Checkliste für das nächste Projekt

• [ ] Data Dictionary verabschieden: Namenskonventionen vor LPH 1 verbindlich festlegen.

• [ ] HOAI-Eigenschaften definieren: LPH-Status als Pflichtfeld im CAFM-Datenmodell verankern.

• [ ] BIM-AIA (Auftraggeber-Informationsanforderung) anpassen: Den Planern exakt vorschreiben, welche LOI/LOD-Werte in LPH 2, 3 und 5 ans CAFM geliefert werden müssen.

• [ ] Gate Checks einrichten: Keine Freigabe der nächsten HOAI-Phase im CAFM ohne erfolgreichen Audit-Trail und Budget-Check nach DIN 276.

• [ ] ERP-Schnittstelle scharfschalten: Vergabe- und Vertragsdaten aus LPH 7 direkt ins Finance-System spiegeln.