Why facility management will remain an outdated industry in 2025

Die Widerstände gegen Veränderungen im Facility Management sind tief verwurzelt und oft durch traditionelle Strukturen bedingt. Viele Unternehmen haben über Jahre hinweg feste Abläufe und Systeme etabliert, die als zuverlässig gelten. Diese Festigung führt jedoch dazu, dass Innovationen, insbesondere im Bereich des Computer Aided Facility Management (CAFM), nur zögerlich angenommen werden. Die praktischen Erfahrungen zeigen, dass solche traditionellen Strukturen nicht nur ineffizient sind, sondern auch das Potenzial neuer Technologien wie digitale Building management or Maintenance software hinder.

• Fixed hierarchies: Decision-makers in the facility management industry are often trapped in rigid hierarchies that make it difficult to act quickly and adapt flexibly to new technologies.
• Resistance to change: Deep-rooted resistance to change can demotivate the entire team. Many employees feel more secure in familiar routines and shy away from digital solutions.
• Lack of vision: Ein klarer Plan für die Implementation from CAFM-Systemen scheint oftmals zu fehlen. Dies kann auf eine mangelnde strategische Ausrichtung oder ein Unverständnis für die verfügbaren Technologien zurückzuführen sein.

Another obstacle is the lack of training. According to a study conducted in 2022, 64 % of the Managers im Facility Management an, dass unzureichende Schulungsangebote einer effektiven Nutzung von Facility Management Software entgegenstehen (Quelle: IFMA). Dies zeigt eindrücklich, wie wichtig es ist, sowohl Mitarbeiter als auch Entscheidungsträger mit den notwendigen Fähigkeiten auszustatten, um die Advantages von modernen Lösungen wirklich auszuschöpfen.

"The greatest enemy of knowledge is not ignorance, but the illusion of knowledge." - Stephen Hawking

The realities speak for themselves: to be successful, companies must be prepared to question their traditions and engage more actively with new technologies. A clear communication strategy can help to allay fears and prepare the workforce for change. This includes

• Transparent communication: Open discussions about the benefits of new systems promote a positive attitude towards change.
• Promote collaboration: Interdisciplinary teams can open up new perspectives and create innovative approaches.
• Establishment of best practices: Sharing successful implementations can serve as motivation and reduce inhibitions.

Ultimately, it requires a cultural change within organisations in order to realise the full potential of facility management. Only if the industry is prepared to discard old ways of thinking and break new ground will it be able to meet the challenges of the modern world.

Ein zentraler Aspekt, der das Facility Management in den Hintergrund drängt, ist die mangelnde Integration von Technologie. Trotz der Verfügbarkeit fortschrittlicher Softwarelösungen, etwa im Bereich des Computer Aided Facility Management (CAFM), bleibt der Einsatz moderner Technologien oft hinter den Möglichkeiten zurück. Dies hat nicht nur Auswirkungen auf die Efficiency, sondern auch auf die Wettbewerbsfähigkeit der Unternehmen.

To better understand this issue, we should consider a few key points:

• Fragmented systems: Many organisations use a variety of software solutions for different building management tasks without these systems communicating with each other. This leads to information silos and increased administrative effort.
• Insufficient data analysis: Reporting tools that are limited to individual databases hinder the ability to extract relevant information from large amounts of data. This means that valuable potential remains unutilised.
• Adaptation to new technologies: The integration of IoT (Internet of Things) und anderen innovativen Ansätzen wird oft als zu komplex oder kostspielig wahrgenommen.

Die Herausforderung liegt nicht nur in der Einführung neuer Technologien, sondern auch in deren effektiver Nutzung. Ein Beispiel hierfür sind Gebäudeinformationssysteme (BIM), die eine nahtlose Verwaltung und Überwachung ermöglichen könnten, jedoch häufig nicht vollständig implementiert werden. Laut einer Studie von McKinsey & Company kann eine umfassende Digitisation im Facility Management die Produktivität um bis zu 30 % steigern (Quelle: McKinsey & Company). Diese Zahlen verdeutlichen das enorme Einsparpotenzial und die Effizienzgewinne, die durch digitale Lösungen erzielt werden können.

"Technology alone is not enough. It's about how you use it." - Tim Cook

Another critical point is maintenance management. Through the use of specialised Maintenance software könnten Unternehmen nicht nur Kosten senken, sondern auch Ausfallzeiten reduzieren. Dennoch scheuen viele Firmen davor zurück, ihre gewohnten Prozesse aufzugeben und sich modernisierten Methoden zuzuwenden.

To make the leap into the digital The future the following strategies should be pursued:

• Collaboration between departments: The exchange between IT departments and facility management teams can help to develop integrative solutions.
• Use of cloud technologies: Cloud-based Facility Management Software ermöglicht einen einfachen Zugang zu Data and improves collaboration throughout the company.
• Training for employees: Regular training is essential to ensure that all employees are familiar with the new technologies.

Ultimately, it will take courage and determination on the part of facility management (and IT!) executives to bring about the necessary change. Only through the comprehensive integration of technology can this sector strengthen its position in the digital age and remain fit for the future.

A key reason why facility management remains outdated in many aspects is the insufficient Digitisation der Prozesse. Trotz der Verfügbarkeit fortschrittlicher Technologien und Softwarelösungen wie Computer Aided Facility Management (CAFM) kämpfen viele Organisationen mit ineffizienten, oft papierbasierten Abläufen. Dies führt nicht nur zu Zeitverlusten, sondern auch zu höheren Kosten und einer verringerten Wettbewerbsfähigkeit.

There are many reasons for this lack of digitalisation:

• Resistance to digital change: Many employees are used to traditional working methods and shy away from introducing new technologies for fear of being overwhelmed or feeling insecure.
• Insufficient investment: The need for modern facility management software is often not recognised, which leads to below-average investment in digital solutions.
• Lack of understanding of the benefits: Decision-makers often do not see the immediate benefits of digital systems and are therefore reluctant to introduce changes.

Laut einer Umfrage des Marktforschungsunternehmens Gartner gaben 61 % der Managers im Facility Management an, dass ihre Organisationen Schwierigkeiten haben, die digitale Transformation successfully implemented (source: Gartner). This clearly shows the need for action in the industry.

"The greatest danger in dealing with change is not the change itself, but holding on to old patterns."

Ein Beispiel für diese Problematik ist das Wartungsmanagement. Unternehmen, die auf manuelle oder fragmentierte Systeme setzen, verlieren wertvolle Zeit bei der Planung und Durchführung von Wartungsarbeiten. Der Einsatz spezialisierter Maintenance software könnte jedoch die Efficiency erheblich steigern und Ausfallzeiten minimieren. Dennoch bleibt die Realität oft hinter diesen Möglichkeiten zurück.

A few steps are recommended to meet these challenges:

• Establishment of a digital Strategy: Companies should have a clear Strategy to gradually integrate digital technologies. This involves analysing existing processes in detail and identifying potential for improvement.
• Training programmes for employees: Regelmäßige Schulungen sind notwendig, um sicherzustellen, dass alle Mitarbeiter mit den neuen Tools vertraut sind und deren Advantages recognise.
• Promote collaboration between departments: The exchange between IT experts and facility management teams can help to create integrative solutions and reduce resistance to change.

All in all, it depends on a cultural change within the organisation. Only if companies are prepared to fundamentally question their processes and adopt innovative technologies will they be able to realise the full potential of facility management.

Another reason why facility management often lags behind in the modern world is the underutilisation of data analytics. At a time when companies are surrounded by vast amounts of data, many facility management organisations seem to miss the opportunity to use this valuable information. The reasons for this are manifold and require a closer look.

• Lack of data collection: Many companies do not have systematic processes for recording and storing relevant data. Data implementiert. Ohne eine solide Datenbasis sind effektive Analysen kaum möglich.
• Insufficient analysis tools: Facility management teams often do not have adequate tools at their disposal to efficiently analyse large volumes of data. This leads to important insights being lost.
• Lack of expertise: Many employees in facility management have not received the necessary knowledge or training to integrate data analysis as part of their daily work.

According to a study by the Institute for Facility Management, 70 % of respondents stated that they are unable to generate actionable information from the data they collect (source: IFM). These figures illustrate the enormous potential that can be realised through the Implementation effektiver Analysetools und Schulungsprogramme genutzt werden könnte.

"Data alone is not enough. The real power lies in the ability to interpret it correctly."

Ein Beispiel für den Erfolg datengetriebener Ansätze im Facility Management finden wir im Bereich des Wartungsmanagements. Unternehmen durch den Einsatz von Instandhaltungssoftware können Wartungsarbeiten effizient planen und durchführen. So werden nicht nur Kosten gesenkt, sondern auch die Lebensdauer technischer Anlagen verlängert. Ein gutes Beispiel hierfür ist das Computerized Maintenance Management System (CMMS), das es ermöglicht, Wartungsanfragen automatisch zu erfassen und anzupassen sowie Wartungshistorien zentral zu verwalten.

The following strategies should be pursued to promote the use of data analyses in facility management:

• Implementation of robust data acquisition systems: The introduction of building information systems can help to systematically collect relevant data and make it accessible.
• Use of specialised analysis tools: The use of modern software solutions for building data analyses can help to gain valuable insights from the collected data.
• Training initiatives for employees: Regelmäßige Fortbildungen über die Bedeutung von Datenanalyse im Facility Management sollten ein fester Bestandteil der Corporate culture become.

Ultimately, it is crucial to develop an awareness that data-driven decisions in facility management are not just an option - they are a necessity. Only through the active use of data-based approaches can the industry increase its efficiency and position itself for the future.

In einer IT von getriebenen Welt, in der technologische Innovationen rasant voranschreiten, stehen Facility-Management-Experten vor einer entscheidenden Frage: Wie können wir die Potenziale neuer Technologien wie das Internet of Things (IoT) and BIM integration (Building Information Modelling) ausschöpfen? Diese Technologien bieten nicht nur die Möglichkeit, Prozesse zu optimieren, sondern auch die Effizienz erheblich zu steigern. Leider bleibt der Fortschritt in vielen Organisationen hinter den Möglichkeiten zurück.

IoT technologies ermöglichen eine Echtzeitüberwachung von Gebäuden und deren Anlagen. Sensoren können Daten über Temperatur, Luftqualität oder Energieverbrauch aufnehmen und an zentrale Systeme übermitteln. Diese Informationen sind von unschätzbarem Wert für das Wartungsmanagement:

• Preventive Maintenance: Continuous monitoring allows problems to be recognised at an early stage, resulting in less downtime.
• Energy saving: The use of IoT can help to optimise energy consumption, thereby reducing costs and environmental impact.

According to a study by Deloitte, the use of IoT in facility management could reduce operating costs by up to 15 % (source: Deloitte). This is a compelling argument for facility management teams to look into these technologies.

BIM integration also opens up new perspectives for facility management. Digital models allow buildings to be comprehensively analysed as early as the planning phase. This has the following advantages:

• Better decision making: Decisions are based on realistic models and data analyses rather than assumptions.
• Cost savings: Error können bereits im Planungsstadium identifiziert werden, was nachträgliche Kosten vermeidet.

Trotz dieser klaren Vorteile zögern viele Organisationen weiterhin, IoT und BIM-Technologien zu implement. Ein häufiges Hindernis ist die Angst vor komplexer Integration in bestehende Systeme. Hier könnten gezielte Schulungen und Workshops helfen, das Verständnis für diese Technologien zu erhöhen und ihre Akzeptanz im Team zu fördern.

Zusammenfassend lässt sich sagen: Die Integration neuer Technologien wie IoT und BIM bietet enorme Chancen für das Facility Management. Die Branche muss jedoch bereit sein, den Schritt in die digitale Zukunft zu wagen. Nur durch mutige Entscheidungen und aktive Schulungen kann die Transformation of the FM industry.

The future of facility management is inextricably linked to sustainable practices. In an age of environmental awareness and resource conservation, facility management professionals must adopt innovative and sustainable approaches to meet the demands of the modern world. In the context of Computer Aided Facility Management (CAFM), there are numerous opportunities that are not only economically advantageous, but also contribute to improving the environmental balance.

A central aspect of sustainable facility management is the Optimisation des Energieverbrauchs. Studien zeigen, dass Gebäude bis zu 40 % des weltweiten Energieverbrauchs ausmachen (Quelle: UN Environment Programme). Durch den Einsatz intelligenter Facility Management Software können Unternehmen ihren Energieverbrauch systematisch überwachen und analysieren. So lassen sich Einsparpotentiale identifizieren und Ressourcen effizienter nutzen:

• Energy management solutions: Die Implementierung von Softwarelösungen zur Überwachung und Analyse des Energieverbrauchs führt nicht nur zu Kostensenkungen, sondern auch zu einer verringerten CO2-Balance sheet.
• Automation of processes: Automated building management can reduce inefficiencies and cut operating costs at the same time.
• Sustainability management in the building industry: The integration of sustainability goals into the Corporate strategy fördert eine verantwortungsvolle Immobilienverwaltung.

"The best way to leave a good impression is to leave a footprint - but not at the expense of our environment."

Ein weiteres Beispiel für die Vorteile eines nachhaltigen Ansatzes im Facility Management ist das Wartungsmanagement. Der Einsatz von Instandhaltungssoftware ermöglicht nicht nur eine präventive Maintenance technischer Anlagen, sondern trägt auch zur Verlängerung der Lebensdauer der Gebäudeinfrastruktur bei. Präventive Wartung kann laut einer Studie von McKinsey & Company die Betriebskosten um bis zu 20 % reduzieren (Quelle: McKinsey & Company). Durch diese Einsparungen wird nicht nur das Budget geschont, sondern auch die Umweltbelastung minimiert.

Last but not least, employee training also plays a decisive role in the implementation of sustainable measures in facility management. A well-informed workforce can actively contribute to reducing a company's ecological footprint through responsible behaviour:

• Promote collaboration: Cooperation between departments can help to create synergies for sustainable projects.
• Establishment of best practices: Das Teilen erfolgreicher Ansätze innerhalb des Unternehmens motiviert alle Mitarbeiter zur aktiven Mitgestaltung einer nachhaltigen Corporate culture.
• Recognition of achievements: Die Wertschätzung umweltfreundlicher Initiativen steigert das Engagement aller Beteiligten und fördert ein Bewusstsein für Sustainability.

Ultimately, sustainable facility management requires a holistic strategy: from the introduction of modern technology and effective maintenance management to the promotion of a culture of sustainability - these measures are crucial for success in the digital age. Only if companies are prepared to reorganise their processes in line with the principles of sustainable development will they be able to compete internationally and make a valuable contribution to environmental protection at the same time.