--- title: HOAI Leistungsphasen und CAFM: So behalten Facility Manager den Überblick über Bauprojekte description: Willkommen im nächsten Kapitel unserer beliebten Reihe „Dinge, die im Bauwesen hervorragend klingen, bis sie auf die operative Realität treffen“. Als Berater, url: https://www.cafm-blog.de/blog/hoai-leistungsphase-cafm-bauprojekte-ueberblick-facility date_modified: 2026-10-21 author: CAFM Blog language: de_DE --- Willkommen im nächsten Kapitel unserer beliebten Reihe *„Dinge, die im Bauwesen hervorragend klingen, bis sie auf die operative Realität treffen“*. Als Berater, der seit Jahren versucht, die Welten von Architekten, Bauingenieuren, IT-Architekten und kalkulationsgetriebenen Facility Managern zu versöhnen, kann ich Ihnen versichern: Die HOAI (Honorarordnung für Architekten- und Ingenieurleistungen) und ein CAFM-System sind in einer klassischen Hassliebe miteinander verbunden. Für den Planer ist die HOAI die Rechtsgrundlage seiner Honorarabrechnung. Für den Facility Manager ist sie – wenn sie im CAFM vernünftig abgebildet wird – die einzige Chance, ein Bauprojekt so zu steuern, dass es bei der Schlüsselübergabe in Leistungsphase 8/9 nicht als unstrukturierter Datenschrottberg auf seinem Tisch landet. Hier ist der ungeschminkte, praxiserprobte Leitfaden, wie Sie die HOAI-Leistungsphasen 1 bis 9 im CAFM verankern, ohne in Bürokratie zu versinken. ## 1. HOAI in CAFM verankern: Das Datenmodell ist kein PDF-Ablageort Der größte Fehler, den Unternehmen begehen: Sie behandeln HOAI-Phasen im CAFM wie Ordnerstrukturen auf einem Netzlaufwerk, in die PDFs hineingekippt werden. Das bringt Ihnen bezüglich Transparenz genau gar nichts. Eine HOAI-Phase ist im CAFM ein **objektbezogenes Status- und Prozessattribut**. Das bedeutet: Jedes Bauteil, jeder Raum, jede Kostenposition und jedes Dokument trägt die DNA der jeweiligen HOAI-Phase in sich. ``` +--------------------------------------------------------------------------+ | CAFM CORE DATENMODELL | +--------------------------------------------------------------------------+ | [ Raum-ID / Asset-ID ] | | ├── HOAI-Status: Phase 3 (Entwurfsplanung) | | ├── Cost-Attribute: DIN 276 (Soll vs. Ist) | | ├── BIM-Link: IFC-Guid (LOD 300) | | └── Audit-Trail: Freigabe-ID / Timestamp / User-Role | +--------------------------------------------------------------------------+ ``` ### Die vier Säulen der Modellierung - **Objektbezogene HOAI-Eigenschaften:** Räume und TGA-Assets erhalten Phase-Attribute (z. B. `LPH_Status = 3_Entwurf`). - **Standardisierte Workflows:** Kein Phasenübergang (Gate Check) ohne digitale Freigabe und unveränderbaren Audit-Trail. - **Kostenkontrolle nach DIN 276:** Verknüpfung der HOAI-Phasen mit den Kostenberechnungen, um Budgetabweichungen (Kostenschätzung LPH 2 vs. Kostenberechnung LPH 3 vs. Kostenanschlag LPH 6) in Echtzeit auf Dashboards zu sehen. - **BIM/IFC-Versionierung:** Das IFC-Modell wird pro HOAI-Phase eingefroren (Baseline) und mit einer Freigabe-ID versehen. > **Der harte Trade-off:** Zu viele Datenfelder pro Phase lähmen das Projekt-Team. Eine zu flache Struktur führt dazu, dass Sie spätere Nachträge nicht mehr nachvollziehen können. **Die Regel lautet:** So viel Granularität wie nötig, um die Kosten nach DIN 276 und die Betreiberverantwortung abzusichern – aber kein Attribut mehr. ## 2. LPH 1 (Grundlagenermittlung): Das Fundament vor dem ersten Spatenstich Wer in Phase 1 schudert, zahlt in Phase 8 das Zehnfache. In der Grundlagenermittlung wird im CAFM das **digitale Raum- und Funktionsbuch** angelegt. - **Raumprogramm & Soll-Kriterien:** Festlegung von Raumarten, Flächenansätzen, Ziel-Temperaturen und Beleuchtungsstärken. - **Kostenrahmen:** Verankerung des Budgets im CAFM als erste Benchmark. - **Governance & Data Dictionary:** Festlegung der Namenskonventionen (Taxonomie). Wenn der Architekt den Raum “Büro 01” nennt, das TGA-Tool “R_101” und das CAFM “FL_EG_001”, ist das Chaos ab Phase 2 programmiert. > **Praxis-Tipp:** Verlangen Sie vom Planungsteam bereits in LPH 1 die Einhaltung eines plattform-agnostischen **Data Dictionarys**. Wenn die Datenstruktur hier nicht steht, korrigieren Sie diese in LPH 5 nur noch unter Schmerzen und mit hohen Beraterkosten. ## 3. LPH 2 & 3 (Vor- & Entwurfsplanung): BIM meets CAFM (LOD vs. LOG) In der Vor- und Entwurfsplanung läuft der Datenaustausch zwischen BIM-Autorenwerkzeugen (Revit, ArchiCAD) und dem CAFM auf Hochtouren. Hier droht die sogenannte **Detail-Falle**. ``` [ CAD / BIM-Autorenwerkzeug ] ---( IFC / AIA )---> [ CAFM Engine ] (Erzeugt LOD 300) (Filtert auf Betreiber-LOD) - Geometrie & Visuals - Technische Attribute - Bewehrungsstähle (müll!) - Wartungsintervalle & TGA ``` ### Der Begriff der Stunde: LOD (Level of Development) Ein Architekt benötigt in LPH 3 eine detaillierte Geometrie (LOD 300). Das CAFM braucht in dieser Phase vor allem **LOG (Level of Geometry)** für Flächenberechnungen und **LOI (Level of Information)** für erste TGA-Kosten. - **Prüfen Sie das Modul:** Verknüpfen Sie das IFC-Modell (idealerweise IFC 4) direkt mit den CAFM-Stammdaten. - **Freeze-Points setzen:** Jedes Mal, wenn die Entwurfsplanung abgeschlossen ist (LPH 3), wird der Stand im CAFM als Version festgeschrieben. Budgetabweichungen zur LPH 2 müssen sofort als Change-Event auditiert werden. > **Wichtiger Hinweis:** BIM ist kein Garant für Kosteneinsparung in der Planung. BIM sorgt für Datenqualität und Transparenz. Wer glaubt, BIM einzuführen spare ab Tag 1 Geld, leidet an Realitätsverlust. ## 4. LPH 4 & 5 (Genehmigungs- & Ausführungsplanung): Compliance und Versionierung In den Leistungsphasen 4 und 5 geht es nicht mehr primär um Flächen, sondern um **Prüfpflichten, Brandschutz, Genehmigungen und Ausführungsdetails**. ### Das muss im CAFM rechtssicher abgelegt werden 1. **Genehmigungsdokumente:** Baugenehmigungen, Brandschutzkonzepte, Entwässerungsgesuche. 2. **Revisionssichere Audit-Trails:** Wer hat wann welchen Ausführungsplan freigegeben? 3. **Freigabe-Workflows:** Automatische Benachrichtigungen an den künftigen Betreiber (FM-Gewerke), um die “Betriebs-Tauglichkeit” der Ausführungsplanung zu prüfen (FM-gerechte Planung). > **Beispiel:** Wenn der Planer in LPH 5 eine Brandschutzklappe an einer Stelle einplant, an der der Facility Manager später für die Wartung ein 8 Meter hohes Gerüst aufbauen müsste, muss das CAFM diesen Mangel über einen **FM-Design-Review-Workflow** auffangen, bevor gebohrt wird. ## 5. LPH 6 & 7 (Vergabe): Beschaffungsdaten und Vergabeeinheiten In Phase 6 und 7 wird aus der Planung Markt-Realität. Beschaffungsdaten werden zu zentralen Objekten im CAFM. | **CAFM-Objekt** | **Pflichtfelder für HOAI LPH 6/7** | **Zweck im Betrieb** | | --- | --- | --- | | **Ausschreibung** | Leistungsverzeichnis (LV), GAEB-Datei, Budget-Limit | spätere Nachtragsprüfung | | **Vergabeeinheit** | Gewerk, Auftrags-ID, Schnittstelle zu ERP (SAP) | Kosten-Soll/Ist-Abgleich | | **Vertrag** | Bieter/Auftragnehmer, Gewährleistungsfrist, SLAs | Übergang in Gewährleistungsverfolgung (LPH 9) | ``` [ GAEB-Ausschreibung ] ---> [ Angebotseingang (LPH 7) ] ---> [ CAFM / ERP Sync ] | (Vertrags-Asset angelegt) ``` > **Die Kern-Integration:** Synchronisieren Sie die Vergabe-Daten im CAFM mit Ihrem ERP-System (z. B. SAP S/4HANA). Wenn der Zuschlag erteilt wird, müssen die Auftragsdaten im CAFM automatisch den Bauteilen und Gewerken zugeordnet werden. ## 6. LPH 8 & 9 (Objektüberwachung & Betreuung): Die Geburtsstunde des Betreibers Hier schlägt die Stunde der Wahrheit für das CAFM. Die Phase 8 (Bauüberwachung) geht nahtlos in die Phase 9 (Objektbetreuung und Dokumentation) über. Was jetzt nicht im CAFM strukturiert vorliegt, verschwindet für immer in Ordnerstapeln. ``` +--------------------------------------------------------------------------+ | ÜBERGABE-WORKFLOW (LPH 8 --> LPH 9) | +--------------------------------------------------------------------------+ | 1. Mängelerfassung (Mobil per CAFM App vor Ort) | | 2. O&M-Handbücher & Garantien an Assets hängen | | 3. Automatische Generierung von Wartungsplänen (Anlagenstart) | | 4. Aktivierung der Gewährleistungsverfolgung (Fristen-Alarm) | +--------------------------------------------------------------------------+ ``` ### Die vier Kernaufgaben für die CAFM-Übernahme 1. **Digitale Mängelerfassung:** Beseitigung von Baumängeln per App direkt am BIM-Objekt oder Raum festmachen. 2. **Dokumenten-Verknüpfung:** O&M-Handbücher (Bedienungs- und Wartungsanleitungen), Konformitätserklärungen und Prüfbescheinigungen gehören direkt an das jeweilige TGA-Asset im CAFM gehängt. 3. **Automatisierte Wartungsplanerstellung:** Aus den Herstellervorgaben und DIN 31051 / VDMA 24186 generiert das CAFM am Tag der Abnahme automatisch die künftigen Wartungsaufträge. 4. **Gewährleistungsmanagement (LPH 9):** Die Verjährungsfristen für Mängelansprüche (i. d. R. 4–5 Jahre) werden systemseitig überwacht. Das CAFM erinnert 6 Monate vor Ablauf der Frist an die Begehung. ## 7. C-Level Fazit & Implementierungs-Checkliste Die Verankerung der HOAI im CAFM ist kein IT-Spielzeug, sondern das Werkzeug zur **Haftungs- und Baukostenminimierung**. ### Ihre Checkliste für das nächste Projekt - [ ] **Data Dictionary verabschieden:** Namenskonventionen vor LPH 1 verbindlich festlegen. - [ ] **HOAI-Eigenschaften definieren:** LPH-Status als Pflichtfeld im CAFM-Datenmodell verankern. - [ ] **BIM-AIA (Auftraggeber-Informationsanforderung) anpassen:** Den Planern exakt vorschreiben, welche LOI/LOD-Werte in LPH 2, 3 und 5 ans CAFM geliefert werden müssen. - [ ] **Gate Checks einrichten:** Keine Freigabe der nächsten HOAI-Phase im CAFM ohne erfolgreichen Audit-Trail und Budget-Check nach DIN 276. - [ ] **ERP-Schnittstelle scharfschalten:** Vergabe- und Vertragsdaten aus LPH 7 direkt ins Finance-System spiegeln.